Những tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tốt

 Phần mềm chấm công tính lương là công cụ vô cùng hưu ích, giúp đỡ nhiều nghiệp vụ nhân sự quan trọng như xử lý những dịch vụ trả lương. Để lựa chọn phần mềm chấm công tính lương phù hợp bắt buộc dựa trên những quy tắc cụ thể. Dưới đây là 6 nguyễn tắc để lựa chọn một phần mềm hiệu quả được đông đảo doanh nghiệp áp dụng thành công.

Vì sao doanh nghiệp bắt buộc dùng phần mềm chấm công tính lương?

Trước đây, để tính lương cho nhân viên, các công ty sẽ bắt đầu từ những mẫu bảng lương đơn thuần nhất như file excel. Tuy nhiên, số lượng danh sách các file excel buộc phải để làm phải một bảng lương hoàn chỉnh có thể lên tới hàng chục file, chẳng hạn như: File danh sách nhân sự và mức lương tương ứng; File chấm công; File tính tiền thưởng, tiền phạt, phụ cấp; File giám sát ngày phép; File theo sát gia cảnh và người phụ thuộc; File tính thuế TNCN; File tính bảo hiểm xã hội; File theo dõi nhân sự mới vào làm, nhân sự nghỉ việc;…

Cho bắt buộc, nhiều khi những chuyên viên C&B trong tổ chức cần mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự, vì buộc phải tổng hợp dữ liệu từ toàn bộ các file này. Ngoài ra, chưa kể tới việc các thao tác đều là thủ công, phải việc sai sót là có, và xuất hiện thường xuyên; doanh nghiệp lại mất thêm thời gian và nhân lực khi tiến hành tra soát và chỉnh sửa. Hơn nữa, việc làm bảng lương trên excel còn tiềm ẩn nhiều mối nguy hại như: tính bảo mật kém; dữ liệu phân tán; không cam kết tính “thừa kế” cho công việc của người đến sau; không thể thực thi khi công ty mở rộng quy mô, tăng trưởng nhân sự… 

Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tốt nhất hiện nay

Toàn bộ các khó khăn trên, giờ đây đều có thể giải quyết được nhờ sự xây dựng thương hiệu của những phần mềm chấm công tính lương tốt. Vậy làm thế nào để lựa chọn được phần mềm thích hợp cho doanh nghiệp, dưới đây là gợi ý những nguyễn tắc được nhiều tổ chức áp dụng hoàn thành.

Tổng hợp 6 tiêu chí để lựa chọn phần mềm chấm công tính lương

1. Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủ (bắt buộc)

Một phần mềm chấm công tính lương đạt quy chuẩn bắt buộc cần cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương, chấm công, tính then chốt xác khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian tăng ca, nghỉ, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm…

Ngoài ra, tự động hóa được toàn bộ việc tổng hợp dữ liệu từ phần mềm với những phòng ban khác; thực thi tự động tính lương, thưởng; truy xuất bảng lương cho nhân viên. Nếu công ty chọn phần mềm tính lương riêng biệt, thì phần mềm đó bắt buộc tích hợp được cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng… Từ đó, giúp việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương được dễ dàng hơn.

2. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

yếu tố quan trọng để một phần mềm chấm công tính lương được đánh giá là hiệu quả, tức hiện thực hóa được lợi ích là tính thân thiện của phần mềm với người tiêu dùng. Cho bắt buộc, ngoài việc xem xét chức năng thích hợp với nhu cầu, tổ chức cũng cần tính đến mức độ xếp hạng về khả năng thân thiện của phần mềm khi dùng. Ngoài ra, nếu giải pháp vừa hoàn thiện được những đặc điểm của công ty mà vẫn dễ sử dụng là thành phần mà bạn nên hướng tới.

3. Phần mềm linh hoạt

Thực tế, Quá trình vận hành tại từng công ty là không giống nhau, ví dụ như: luật lệ giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, quy định làm thêm, tăng ca, thời gian trả lương (theo tuần, tháng, hoặc ngày)… dẫn đến chủ yếu sách chấm công và trả lương cũng trở bắt buộc khác nhau.

Phần mềm hiệu quả sẽ cần được hệ thống rõ ràng, trình bày trực quan kèm theo những công cụ giúp đỡ đủ mạnh. Khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương, doanh nghiệp bắt buộc xét đến quy định có khả năng tùy chỉnh các công thức bất cứ khi nào phát sinh đòi hỏi thay thế quy chế quản trị.

4. Lên hệ thống báo cáo đầy đủ

Bất kể sử dụng phần mềm nào, thì mục tiêu cuối cùng cũng là lên được hệ thống báo cáo cụ thể, Phần mềm chấm công tính lương buộc phải có hệ thống báo cáo cụ thể về lương theo các cấp độ cá nhân, doanh nghiệp, bộ phận, báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định hay biến đổi, quỹ lương chi trả cho từng bộ phận…). bên cạnh đó, các báo cáo bắt buộc phải thể hiện đa dạng, linh động, trực quan thông qua biểu đồ, giám sát được trong thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu phân tích.

5. Ưu tiên tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu

Tính bảo mật ở đây là việc chi phối người dùng có bắt buộc là hợp lệ hay không, phạm vi công việc người ủy quyền được phép làm và tính bảo mật hệ thống. Một số cá nhân được chỉ định chỉ có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu một phần trong hệ thống. Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm với mỗi công ty, nên đơn vị cung cấp phần mềm cần có sự uy tín cao.

6. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Một trong những đề cao để lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp là dịch vụ giúp đỡ tốt, đội ngũ IT đủ mạnh, nắm bắt và xử lý các vấn đề công nghệ của phần mềm nhanh chóng, để Quy trình sử dụng được cơ hội và đạt kết quả mong muốn.

bây giờ, với việc tồn tại hàng trăm đơn vị cung cấp phần mềm trên thị trường thì để doanh nghiệp lựa chọn một giải pháp phù hợp vừa hoàn thành yêu cầu chế biến, vừa mang đến hiệu quả đầu tư là việc không hề dễ. Vừa rồi là những gợi ý liên quan để doanh nghiệp có thể chọn được một phần mềm chấm công phù hợp cho công ty mình.

>>> Xem thêm:

1. Nguyên tắc văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. 

2. Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương được sử dụng nhiều nhất 2021.