Ưu và nhược điểm của việc quản lý nhân sự bằng file Excel

 Excel là công cụ phổ biến trong giới văn phòng, được quan tâm nhờ các ưu điểm nhất định. Do đó, quản lý nguồn lực bằng excel đã được nhiều doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng. Bởi tính tiện ích và đặc biệt là nó “miễn phí”. Tuy nhiên, cách quản trị nhân sự bằng excel vẫn tồn tại khá nhiều nhất những nhược điểm khó khắc phục so với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp và không thật sự phù hợp cho tất cả loại hình tổ chức.

Cùng bài viết sau đây tìm hiểu về các ưu và nhược điểm khi quản trị nhân sự trên công cụ excel.

1. Quản lý nguồn nhân lực bằng Excel là gì?

Trong công ty, việc quản trị những thông tin nhân sự là công việc vô cùng không thể thiếu, giúp công ty giữ bắt được tình trạng lao động của mình để kịp thời có những điều chỉnh khi thiết yếu. File quản lý nhân sự bằng excel chứa rất nhiều nhất thông tin về một nhân lực để nhà quản trị giám sát được như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, những thông tin liên quan tới khen thưởng, chấm công, mức lương, phụ cấp… 

Chi tiết, quản trị nguồn lực trên excel sẽ gồm các thông tin sau đây:

• Mã nhân viên: được gắn với cá nhân mỗi lao động, những mã là cố định không trùng nhau. Khi nguồn lực đó nghỉ việc, mã số này phải được giữ nguyên và không chuyển đối lại cho người khác.
• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, phòng ban, chức vụ/ công việc, loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ,…).
• Địa điểm làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Những thông tin liên quan đến cấp bậc học vấn.
• Giấy tờ thông tin cá nhân: sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND/ CCCD,…
• Thông tin về lương thưởng và phụ cấp: số TK ngân hàng, Mã số thuế, Số sổ BHXH…
• Thông tin về quy trình làm việc: khen thưởng, công việc, chấm công…

2. Ưu điểm khi quản trị nhân lực bằng excel

Excel từ lâu đã trở thành một thói quen với một bộ phận làm công tác quản trị nhân sự. Hãy cùng khám phá xem tại sao nhà quản lý lại dùng phương thức này.

– Miễn phí: Hiển nhiên đây là lý do bậc nhất. Với một một công cụ thông dụng như bây giờ tại Việt Nam. Người tiêu dùng gần như không phải bỏ ra khoản chi phí dùng và sở hữu phần mềm này.

– Dùng quản trị nguồn lực bằng excel cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản.

– Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.

– Cho phép lưu trữ với khối lượng dữ liệu khá lớn, xuất file đơn thuần, thuận tiện.

– Sở hữu số lượng biểu mẫu đa dạng mà kế toán hay những nhà quản trị có thể sử dụng dễ dàng.

Dù sở hữu nhiều nhất ưu điểm, thế nhưng, việc quản trị nhân lực bằng excel cũng tồn tại những hạn chế tuyệt đối.

3. Nhược điểm của quản lý nhân lực bằng excel

- Khả năng quản trị thấp

Khi sử dụng excel, việc liên tục buộc phải di chuyển giữa cực kỳ nhiều nhất sheet khác nhau khiến cho người thực thi khó quản lý và theo sát công việc chưa hoàn toàn được tối ưu, thậm chí cực kỳ mất thời gian. Hơn nữa, đây cũng là sự hạn chế với việc ra quyết định của nhà lãnh đạo vì chưa có cái nhìn sơ bộ về tình hình nhân lực.

- Tính bảo mật thấp

File excel không có chế độ bảo mật cao như các phần mềm khác. Do vậy dữ liệu về nhân lực của doanh nghiệp rất dễ bị đánh cắp. Trong trường hợp có nhiều nhất người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng tất cả dữ liệu trên file excel, cho nên việc quản lý nguồn lực bằng excel là rất thách thức.

- Không có khả năng tích hợp với công cụ khác

Đây có thể xem là nhược điểm lớn của công cụ này. Sẽ có rất nhiều bất tiện khi excel không thể tích hợp công cụ khác như tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công giống với những phần mềm quản trị nhân sự chuyên dụng, khiến người dùng hoàn toàn nên thao tác thủ công.

Trong khi quản trị nguồn lực yêu cầu nhà quản trị bắt buộc kết hợp nhiều nhất công cụ khác. Nếu chỉ làm trên excel thì việc này khá cồng kềnh, làm tiêu tốn thêm thời gian của người phụ trách… dẫn đến làm giảm năng suất, chất lượng công việc.

- Dễ diễn ra sai sót khi xuất dữ liệu

Tất cả các thao tác trên biểu mẫu excel đều hoàn toàn thủ công, từ việc nhập liệu tới tiếp cận, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… điều này dẫn đến rủi ro nếu sai sót là cực kỳ lớn. Chưa kể cùng một khoảng thời gian, nhiều nhất người cùng truy cập và chỉnh sửa một file excel sẽ gây ra tác động đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người tiêu dùng.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương hiệu quả nhất.

- Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa dữ liệu của excel là tương đối lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ngày một phát triển. Và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ sử dụng excel thôi là không thể hoàn thành được.

Với các người làm nhân sự, thì tạo file quản trị nhân lực bằng excel từ lâu đã trở thành một thói quen. Tuy vậy, đi cùng sự tiến bộ của công nghệ thì công cụ này không còn là lựa chọn duy nhất. Nhiều công ty đã lựa chọn thay đổi êxcel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nguồn lực như phần mềm nhân sự, giúp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân lực so với phương pháp đánh giá nhân lực truyền thống và hạn chế tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai ứng cử viên.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Phân tích chỉ số DBI - Cách đánh giá chuyển đổi số doanh nghiệp.

2. Chức năng quan trọng trong việc quản trị nhân sự doanh nghiệp.