Công thức tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trong Excel

Giờ đây, do đặc thù của một số công việc nên đòi hỏi nhân lực phải thực hiện công việc theo ca hoặc thậm chí là tăng ca cả ngày. Nhiều công ty sản xuất có nguồn lao động phải làm theo ca kíp, nên đòi hỏi bộ phận kế toán, nhân lực bắt buộc phải thực thi chấm công theo ca và làm thêm giờ. Trong bài viết dưới đây sẽ chỉ đạo cụ thể bạn cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel, cùng những kiến thức liên quan.

1. Định nghĩa ca làm việc

Ca làm việc là một khoảng thời gian lao động nhất định của người lao động trong một ngày công làm việc, được tính từ khi khởi đầu vào ca nhận nhiệm vụ cho đến khi bàn giao công việc lại cho người thực hiện ca sau và kết thúc theo luật lệ. Ca làm việc sẽ bao gồm cả thời gian làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ, ăn cơm giữa ca.

Như thông thường, ca làm việc chuẩn hiện nay kéo dài 8 tiếng đồng hồ và được chia làm nhiều nhất trong ngày. Hiện nay, một vài công ty khác có thể thỏa thuận người lao động làm ca nhiều hơn 8 tiếng, hay có khi lên đến 12 tiếng 1 ngày. Và tất nhiên sẽ có một mức thù lao hợp lý cho cả hai bên. Nhưng vẫn phải  đảm bảo việc tuân thủ theo đúng luật lệ của pháp luật về số giờ làm việc tối đa 1 ngày hoặc 1 tuần, 1 năm.

2. Cách chia ca làm việc trong ngày

Tùy theo đặc thù công việc, mục đích buôn bán và yêu cầu ngành nghề mà việc chia ca làm việc ở mỗi nơi sẽ có sự khác biệt, cả về số ca bắt buộc chia trong một ngày công lẫn thời gian làm việc tương ứng của 1 ca đó.

Thông thường, với 8 tiếng 1 ca, thì một ngày 24 tiếng sẽ có 3 ca làm việc/ngày, tương ứng với các mốc thời gian phù hợp. Và phổ biến nhất là: ca 1 (6h-14h), ca 2 (14h-22h), ca 3 (22h-6h sáng hôm sau). Một số lĩnh vực khác cũng có thể chia ca gãy (tức lịch làm việc không liên tục trong ngày), miễn sao vẫn đảm bảo đủ 8 tiếng 1 ca; hoặc chỉ phân 2 ca, mỗi ca liên tục 12 tiếng; thậm chí 1 ca 24 tiếng (làm 1 ngày, nghỉ 1 ngày)…

Đồng thời, nhiều nhất công ty ở ngành nghề như may mặc, đồ da hay lắp ráp linh kiện điện tử… Để cam kết NLĐ có thời gian nghỉ ngơi đủ 24 tiếng sau khi thời gian làm việc liên tục suốt 8 tiếng trong 1 ca, còn luật lệ các kíp tương ứng và sắp xếp luân phiên theo 4 kíp/ ê kíp/ đội, nhóm, tổ… (thường gọi là 3 ca 4 kíp).

Vậy, thế nào là 3 ca 4 kíp?

"Kíp" xuất phát từ tiếng Pháp (equippe: phiên âm là ekíp) = 1 đội, nhóm, tổ. trong những công ty sản xuất may mặc, đồ da… và hồi thời bao cấp hay có câu “3 ca 4 kíp” nghĩa là: 1 ngày có 3 ca làm việc (mỗi ca 8 tiếng) và được luân phiên bởi 4 kíp làm việc. Cụ thể như sau:

+ Ca 1: kíp 1, ca 2: kíp 2, ca 3: kíp 3,

+ Ca 1 hôm sau: kíp 4; ca 2 hôm sau: kíp 1; ca 3 hôm sau: kíp 2

+ Ca 1 hôm tiếp nữa: kíp 3…

3. Cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel

– Bố cục bảng chấm công: các bạn có thể thiết lập bố cục bảng chấm công như sau.

• Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng, tương ứng nội dung để thể hiện về 3 ca làm việc (theo dõi số công từng ca: Ca 1, Ca 2, Ca 3) và 1 dòng thể hiện thời gian tăng ca (ký hiệu tắt là TC hoặc OT)
• Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31

Để khẳng định ngày đó là thứ mấy (tại dòng 4 – hình trên), sử dụng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện nay, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3.

Hoặc đưa định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custome > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới).

>>> Xem thêm: Các tiêu chí vàng giúp doanh nghiệp đánh giá nhân viên hiệu quả.

• • Cách chấm công vào bảng
• Với chấm công trong từng ca, có thể dùng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ.
• Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, phải chỉ chấm bằng số giờ.
• Khi chấm công làm thêm giờ, lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào.

Ví dụ như sau:

• Ký hiệu X là đi làm trong ca
• Ký hiệu P là nghỉ phép
• Ký hiệu K là nghỉ không phép

Trong một ngày chỉ có duy nhất 1 ca được chấm và số giờ làm tăng ca trong ngày được chấm kèm theo ngày đó.

• • Cách tính công cuối tháng

Sử dụng những hàm COUNTIF để đếm số công trong những ca:

• Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)
• Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P) =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)
• Số ngày nghỉ không phép (ký hiệu K) =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

Dùng hàm SUM để tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công])

Kết quả như sau:

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Việt.

2. Hướng dẫn cách tính tiền lương làm thêm giờ cho người lao động.