Phân tích chi tiết công việc của bộ phận lễ tân hành chính

Nhân viên lễ tân hành chính được biết đến là người được tiếp xúc đầu tiên với những khách hàng khi đến doanh nghiệp, tổ chức nào đó. Họ chịu trách nhiệm thiết lập ấn tượng tốt ngay từ lần đầu. Từ đó góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho tổ chức trong mắt đối tác, khách hàng. Vậy, công việc cụ thể của vị trí này là gì? buộc phải các nghiệp vụ tổng quan nào? Hãy cùng khai thác ngay qua bài viết dưới đây nhé.

Phân tích chi tiết công việc của bộ phận lễ tân hành chính 

Lễ tân hành chính văn phòng là người thực hiện các công việc hành chính khác nhau. Từ việc trả lời điện thoại đến và đi, đặt hàng văn phòng phẩm. Hay là cung ứng thông tin cho đối tác hoặc khách hàng… Vị trí công việc thường được thực thi tại khu vực sảnh chờ tại trụ sở công ty hoặc ngay tại quầy lễ tân của tổ chức, công ty.

1. Công việc cụ thể

Lễ tân hành chính văn phòng (hay lễ tân) là người thực hiện các công việc hành chính khác nhau bao gồm:

– Tiếp nhận cuộc gọi qua tổng đài và thực thi nối máy các cuộc gọi điện thoại/ thư tín đến bộ phận liên quan.

– Đón tiếp khách hàng, đối tác ghé thăm đơn vị, hướng dẫn họ tới những điểm đến chi tiết.

– Tham gia đảm bảo hỗ trợ công tác an ninh cho văn phòng bằng việc theo dõi việc ra vào của khách.

– Nhận, gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm qua email, bưu phẩm hoặc máy fax.

– Thực thi triển khai cuộc hẹn, hỗ trợ những tác vụ quản lý khác.

– Sao chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu hợp đồng liên quan.

– Theo dõi, liên hệ đối tác bổ sung các tài liệu, vật dụng thiết yếu trong văn phòng…

>>> Xem thêm: Vai trò của năng lực nhân sự trong mô hình doanh nghiệp.

2. Các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân hành chính

Nhân viên lễ tân hành chính ngoài những công việc kể trên. Họ còn có thể đảm nhiệm nhiệm vụ chi phối hoạt động ra vào tổ chức của những cá nhân. Thông qua cách xác minh danh tính người lao động, cấp thẻ khách, phát hiện. Và báo cáo bất kỳ hoạt động đáng ngờ, bất thường nào.

Do gần như là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng trong công ty (cả trực tiếp và gián tiếp qua tiếp nhận những cuộc gọi). Vậy phải điều những tổ chức mong đợi người giữ vị trí này luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và tác phong thành thạo, cho dù bất kể hành vi của khách thế nào.

Một số chuyên môn mà người lao động lễ tân văn phòng cần thiết để hoàn thành tốt công việc bao gồm: bề ngoài hoàn thiện, sự kỹ càng, thái độ tích cực, chủ động, phong thái chín chắn, trung thực, tôn trọng bí mật và đáng tin cậy. Bên cạnh đó, công việc khá căng thẳng vì bắt buộc tương tác nhiều nhất cá nhân với nhiều tính cách khác nhau và bắt buộc thực hiện nhiều nhất nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Bắt buộc nhân viên lễ tân hành chính cần có phong thái điềm tĩnh, nhẫn nại để thành công nhiệm vụ.

Trên đây là những mô tả cụ thể về công việc của lễ tân hành chính. Nhìn chung công việc này khá thích hợp với những bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, tỉ mĩ, cùng kỹ năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự ưa thích công việc này, hiểu được nghiệp vụ và chuyên môn cần phải có của một người lao động lễ tân thành thục.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất.

2. Các kỹ năng của người làm kế toán cần có.