Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả như thế nào?

Quản lý hồ sơ nhân lực là nhiệm vụ không thể thiếu thuộc bộ phận Hành chính nhân lực trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, mà những nhân lực thực thi việc này luôn bắt buộc những người có kinh nghiệm kỹ năng, giữ vững cách thức thực thi để cam kết công việc được lợi ích. Vậy, cụ thể có các cách thức để quản trị hồ sơ nhân sự nào, mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Vì sao cần quản lý hồ sơ nhân sự?

Hồ sơ nguồn lực là nơi để lưu giữ các thông tin cá nhân nhân viên làm việc trong doanh nghiệp như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thang bảng lương, bảo hiểm,… Có rất nhiều nhất loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nguồn lực doanh nghiệp phải lưu giữ. Trong đó, có nhiều nhất loại có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại buộc phải lưu giữ lâu dài.

Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả như thế nào?

Dù là công việc nên, nhưng vẫn nhiều người trực tiếp thực hiện quản trị hồ sơ chưa hiểu được đầy đủ hữu ích cũng như lý do của việc làm này. Sau đây là một số lý do để tổ chức quản trị hồ sơ nguồn lực một cách khoa học.

– Việc quản trị, lưu giữ hồ sơ nguồn lực là yêu cầu buộc phải toàn bộ công ty buộc phải thực hiện theo điều lệ pháp luật. Bên cạnh đó, bộ phận hành chính nhân lực sẽ là nhân lực có trách nhiệm ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân của nhân viên trong công ty.

– Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp giám sát, nắm bắt được thực trạng, chất lượng nguồn nhân sự tại đơn vị mình. Từ đó, kịp thời có những điều chỉnh cho việc phát triển nhân lực hoặc sự chuyển hướng quy mô doanh nghiệp trong tương lai.

– Hỗ trợ đơn vị giải quyết các tranh chấp với người lao động khi không may có sự cố ngoài ý muốn.

Vậy, làm thế nào để quản lý hồ sơ người lao động hiệu quả? điều này được các công ty quan tâm hàng đầu, đặc trưng là các công ty quy mô lớn, hàng ngàn lao động. Để không nhầm lẫn hồ sơ nhân sự với nhau, thì sẽ có những quy chuẩn riêng trong việc lưu giữ hồ sơ nguồn lực gắn liền với quá trình hoạt động từng công ty, cũng như đặc thù của mỗi loại hồ sơ. Nhìn chung, quá trình này cần cam kết các thông tin nên có của nhân lực như:

– Sơ yếu lý lịch, văn bằng, các thông tin cá nhân người lao động;

– Thông tin liên quan đến quá trình làm việc: Ngày vào làm chính thức, chức vụ, bộ phận, công việc hiện tại, chấm công (nghỉ ốm, công tác, nghỉ phép,…);

– Hợp đồng lao động và lợi ích BHXH nhân viên được hưởng;

– Thông tin liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Cách quản trị hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

• Tạo tủ hồ sơ hành chính văn phòng:

Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, các tổ chức cần có những tủ đựng hồ sơ với nhiều nhất ngăn, có hộc tủ phía dưới; tránh việc lưu giữ trong những túi đựng vì khi giấy tờ quá lớn sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn.

Mỗi ngăn tủ nên mẫu mã kích thước thích hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). Và, nếu văn phòng có không gian nhỏ thì cần dùng loại tủ treo trên tường để quản lý hồ sơ nhân tự.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách lập bảng chấm công Excel trong mô hình doanh nghiệp.

• Phân loại hồ sơ nhân sự:

Việc phân loại hồ sơ là vô cùng quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, xem xét. Có các cách phân loại hồ sơ thông dụng sau: phân loại theo chủ đề; phân loại theo cụm (chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm trong từng chủ đề); phân loại theo nhóm.

• Tạo ra hồ sơ:

Bước tiếp theo sau đã phân loại là việc sắp xếp hồ sơ một cách kỹ thuật. buộc phải thiết lập, quản lý hồ sơ nhân lực theo cách thức như sau: tạo ra theo thời gian (trước/ sau); tạo ra theo mẫu tự (A,B,C,…); xếp theo phòng ban; sắp xếp theo đặc thù hồ sơ, hoặc sự vụ giải quyết công việc (hoàn thành hoặc chưa hoàn thành dứt điểm).

• Lưu giữ hồ sơ:

Tại bước này, việc lưu trữ hồ sơ cần triển khai ở một vị trí tuyệt đối để khi nên có thể thuận tiện lấy ra, tiết kiệm thời gian. Kinh nghiệm tại bước này là làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị, qua đó, có thể thiết lập, quản trị và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

– Đánh số ở góc nên hồ sơ lưu trữ;

– In nhãn từ số -> đến số cho tiện tra cứu;

– Tạo bảng tính excel để lưu giữ, có chú thích và dùng tính năng Hyperlink (siêu liên kết) để gắn với tập tin, hình ảnh buộc phải lưu;

– Hoặc tiện lợi nhất là scan máy quét hồ sơ vào dạng tập tin, đối với những công ty có phần mềm quản lý nhân lực thành thạo để quản trị hồ sơ.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự - tiền lượng tối ưu cho doanh nghiệp Việt.

2. Hướng dẫn ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại Việt Nam.