Hướng dẫn cách lập bảng chấm công Excel trong mô hình doanh nghiệp

Tạo bảng chấm công bằng excel là phương thức được nhiều tổ chức sử dụng nhằm thành thục hóa công việc quản lý nguồn lực. Đây cũng là hệ thống ý nghĩa cho việc lưu giữ và hoạt động trơn tru hơn so với cách chấm công truyền thống. Trong bài viết dưới đây sẽ là hướng dẫn cụ thể cho bạn về cách tạo và trình bày bảng chấm công tâm excel cực kỳ đơn giản.

1. Mục đích của việc tạo bảng chấm công excel

Bảng chấm công được dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,… của lao động trong công ty. Nhờ vào đó để làm căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Bảng chấm công hàng ngày trên excel được dùng khá thông dụng trong những tổ chức, cơ quan. Mẫu bảng chấm công excel thể hiện rất cụ thể, kỹ thuật và dễ sử dụng. Suy ra, giúp người quản lý có thể dễ dàng giám sát được số ngày công đi làm của công nhân viên tại công ty mình; bảo đảm tính minh bạch, công bằng với tất cả nhân viên và giúp đỡ tốt cho nghiệp vụ người làm nguồn lực.

2. Phương pháp chấm công và sứ mệnh ghi chép bảng chấm công excel

• Phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào yêu cầu làm việc và cấp bậc kế toán mà mỗi đơn vị sẽ chọn sử dụng một trong những phương pháp chấm công sau:

– Chấm công theo ngày: Áp dụng khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc công việc khác như dự hội nghị, họp khách hàng,… cần thiết sử dụng một ký hiệu tương ứng để chấm công cho mỗi ngày đó. Tuy nhiên, phải chú ý có 02 trường hợp có thể xảy ra:

- Nếu 2 việc trong ngày người lao động làm có thời gian khác nhau, thì chấm công theo ký hiệu công việc chiếm nhiều nhất thời gian nhất.

- Nếu 2 việc người lao động làm trong ngày có thời gian bằng nhau thì chấm công ký hiệu của công việc dẫn tới trước.

– Chấm công theo giờ: Trong ngày, người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo những ký hiệu tương ứng đã điều lệ. Bên cạnh đó ghi số giờ công thực hiện công việc đó sang cạnh ký hiệu tương ứng.

– Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Vì vậy, khi nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian cho nhân viên.

• Sứ mệnh ghi chép:

– Mỗi ngày, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào thực trạng thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Việc chấm công sẽ ghi vào ngày tương ứng các cột từ cột 1 đến 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo những ký hiệu quy định trong chứng từ.

– Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập và nộp bảng chấm công hàng tháng.

– Cuối tháng, người chấm công và trưởng bộ phận ký vào bảng chấm công, rồi chuyển cùng những chứng từ liên quan như đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ việc không hưởng lương,… tới bộ phận Kế toán để kiểm tra, đối chiếu quy đổi thành công nhằm tính lương và bảo hiểm xã hội.

– Bảng chấm công sẽ được lưu tại phòng kế toán cùng những chứng từ có liên quan.

>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của app chấm công trong mô hình doanh nghiệp.

3. Cách trình bày bảng chấm công excel

Hàng ngày, bảng chấm công được trình bày trên file excel để tiện cho việc phân loại những ô, những mục một cách rõ ràng, chính xác. Khi trình bày Bảng chấm công excel hàng ngày, người thực thi phải chú ý các thành phần sau khi đây:

1. Tên đơn vị chấm công: Ghi ở dòng đầu tiên từ cột thứ 2 (Cột B)
2. Tên bảng: “BẢNG CHẤM CÔNG” ghi tại dòng thứ 3 và căn sao cho nằm giữa bố cục với bảng chấm công bên dưới. Trình bày bằng chữ in hoa bôi đậm, cơ chữ to hơn các dòng chữ khác so với toàn trang excel. Phía dưới là tháng và năm chấm công cũng được căn giữa cân đối.
3. Nội dung bảng chấm công gồm có: STT, Họ tên người lao động, chức vụ, những ngày trong tháng, tổng số ngày, những ngày nghỉ (Không lương, nghỉ lễ, nghỉ phép).
4. Phía dưới bảng chấm công excel bắt buộc ghi rõ: Ngày, tháng, năm thành công bảng chấm công với đầy đủ thông tin.
5. Các chữ ký gồm: Chữ ký của người chấm công, người phụ trách bộ phận và Ban giám đốc.
6. Phần cuối bảng chấm công nên ghi đầy đủ chú thích cho các ký hiệu của các dạng ngày nghỉ (Xem mô phỏng thêm ở ảnh trên).

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Tại sao nhiều doanh nghiệp lại sử dụng phần mềm quản lý nhân sự BRAVO.

2. Cách thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả nhất.