Chi tiết về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp hiệu quả nhất

Quản lý hồ sơ nhân lực là đầu việc nghe thì cực kỳ đơn thuần nhưng lại rất phức tạp. Chính vì vậy mà không phải công ty nào cũng có thể thống nhất quy trình quản lý một cách chuẩn chỉnh và hiệu quả nhất. Bạn đọc hãy cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết dưới đây. Bài viết này sẽ giúp quá trình quản lý hồ sơ nguồn lực của bạn tránh được những nhầm lẫn không nên có.

Chi tiết về quy trình quản lý hồ sơ nguồn lực công ty

Hiện nay có rất nhiều nhất cách để quản lý hồ sơ nhân sự một cách khắt khe và hiệu quả nhất. Tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là 2 cách gồm: lưu trữ thủ công và lưu trữ bằng bản mềm. quá trình quản lý chi tiết gồm có 4 bước như sau:

Bước 1: Triển khai phân loại hồ sơ trước khi lưu giữ hồ sơ

Bước đầu, phòng ban nguồn lực (HR) nên xác định các loại hồ sơ cần buộc phải đưa đi lưu giữ. Tiến hành phân loại những hồ sơ đó để việc tiếp cận sau khi này trở buộc phải dễ dàng. Và quan trọng là bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian nhất.

Thực hiện triển khai phân loại hồ sơ trước khi lưu giữ hồ sơ

Ví dụ: phân loại riêng các loại hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ thai sản, bảo hiểm,…. sau đó, để tiện cho việc tiếp cận, nhân lực phải phân loại theo từng nhóm nhỏ nữa. Trong đó, phân loại theo mốc thời gian chính là cách quản trị hồ sơ nhận sự hiệu quả nhất. Vì sau khi này, bạn nên đến hồ sơ nào thì chỉ buộc phải theo dõi bằng mốc thời gian lưu giữ. Việc tiếp cận tài liệu bỗng nhiên cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ.

Bước 2: Địa điểm lưu trữ

Tùy thuộc vào diện tích môi trường văn phòng của công ty của bạn. Các tủ hồ sơ có thể sẽ được lưu giữ ngay tại công ty hoặc kho lưu trữ thuê ngoài. Điều quan trọng là:

• Nơi lưu trữ phải thoáng mát, không ẩm mốc.
• Cam kết sạch sẽ, không có sự sinh hoạt của các loài động vật gặm nhấm như gián, chuột,…
• Đảm bảo nơi lưu giữ được sử dụng thời hạn bền lâu.

Bước 3: Thiết lập quá trình lưu trữ hồ sơ

Sau khi cam kết được 2 bước trên kia, nguồn lực cần phải có kế những đầu mục lưu trữ. Một mục lưu giữ bằng bản mềm, bên cạnh đó là một mục lưu giữ bản cứng. Bắt buộc mẫu mã một cách kỹ thuật và logic nhất, vấn đề này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian tiếp cận hồ sơ cho sau khi này. Đặc thù là dễ dàng cho người khác nếu có trường hợp bàn giao lại cho người mới.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các hồ sơ lưu giữ

Sắp xếp kiểm tra và cập nhật lại những hồ sơ lưu giữ thường xuyên. Bởi đôi khi có nhiều sự tạo ra thay thế sẽ tác động đến phần thông tin ghi nhận ở bản mềm chưa được điều chỉnh. Vì vậy nên có điều chỉnh thời gian triển khai và kiểm tra lại những hồ nguồn lực của tổ chức. Tuy nhiên, để quá trình quản lý hồ sơ đơn giản và hiệu quả nhất thì công ty nên ứng dụng ngay phần mềm quản lý nhân lực tốt nhất hiện tại mà công ty nào cũng đang sử dụng.

Như vậy, quá trình để quản lý hồ nhân lực một cách hiệu quả khá là đơn thuần. Nhưng cũng không bắt buộc dễ khi số lượng hồ sơ ngày càng nhiều nhất. Hay quy mô nhân lực ngày càng lớn. Hy vọng với bài viết trên đây sẽ giúp bạn đọc biết thêm kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự. Từ đó, có nhiều phương án quản lý nhân sự tốt, cũng như ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự theo đúng tiêu chuẩn ISO.