[MỚI] Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân sự là công việc nghe rất đơn giản nhưng lại cực kỳ phức tạp. Vậy nên, quy trình quản lý hồ sơ thường được các doanh nghiệp yêu cầu phải có sự đồng nhất. Các quy trình phải được quản trị một cách chuẩn chỉnh và hiệu quả nhất. Bạn đọc hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây. Bài viết này sẽ giúp quy trình quản lý hồ sơ nguồn lực của bạn tránh được các nhầm lẫn không nên có.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp

Giờ đây, có nhiều cách để quản lý hồ sơ nhân sự một cách khắt khe và hiệu quả nhất. Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là 2 cách gồm: lưu trữ thủ công và lưu giữ bằng bản mềm. Quy trình quản trị chi tiết gồm có 4 bước như sau:

Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ

Bước đầu, phòng ban nguồn lực (HR) phải khẳng định những loại hồ sơ bắt buộc buộc phải đưa đi lưu trữ. Triển khai phân loại những hồ sơ đó để việc tiếp cận sau này trở nên dễ dàng. Và quan trọng là bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian nhất.

Ví dụ: phân loại riêng những loại hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ thai sản, bảo hiểm,…. Sau đó, để tiện cho việc tiếp cận, nguồn lực buộc phải phân loại theo từng nhóm nhỏ nữa. Trong đó, phân loại theo mốc thời gian chính là cách quản lý hồ sơ nhận sự hiệu quả nhất. Vì sau này, bạn cần đến hồ sơ nào thì chỉ buộc phải theo sát bằng mốc thời gian lưu giữ. Việc tiếp cận tài liệu bỗng nhiên cũng trở bắt buộc dễ dàng hơn bao giờ.

Bước 2: Lựa chọn nơi lưu trữ

Tùy thuộc vào diện tích môi trường văn phòng của công ty của bạn. Các tủ hồ sơ có thể sẽ được lưu giữ ngay tại tổ chức hoặc kho lưu trữ thuê ngoài. Điều quan trọng là:

• Nơi lưu giữ nên thoáng mát, không ẩm mốc.
• Đảm bảo sạch sẽ, không có sự sinh hoạt của các loài động vật gặm nhấm như gián, chuột,…
• Cam kết nơi lưu giữ được sử dụng thời hạn lâu dài.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu một vài nội quy lao động trong mô hình doanh nghiệp hiện nay.

Bước 3: Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ

Sau khi đảm bảo được 2 bước trên kia, nguồn lực cần thiết kế những đầu mục lưu trữ. Một mục lưu trữ bằng bản mềm, cùng với đó là một mục lưu trữ bản cứng. Buộc phải bề ngoài một cách kỹ thuật và logic nhất. Điều này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian tiếp cận hồ sơ cho sau này. Đặc biệt là dễ dàng cho người khác nếu có trường hợp bàn giao lại cho người mới.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các hồ sơ lưu giữ

Tạo ra kiểm tra và cập nhật lại các hồ sơ lưu giữ thường xuyên. Bởi đôi khi có nhiều nhất sự thiết lập thay thế sẽ ảnh hưởng đến phần thông tin ghi nhận ở bản mềm chưa được điều chỉnh. Vì vậy cần có điều chỉnh thời gian sắp xếp và kiểm tra lại những hồ nhân sự của tổ chức. Tuy nhiên, nếu để quy trình quản lý hồ sơ trở phải đơn giản và hiệu quả nhất thì doanh nghiệp phải ứng dụng ngay phần mềm quản trị nguồn lực tốt nhất hiện tại mà công ty nào cũng đang sử dụng.

Như vậy, quá trình để quản lý hồ nhân lực một cách hiệu quả khá là đơn giản. Nhưng cũng không nên dễ khi số lượng hồ sơ ngày càng nhiều nhất, hay quy mô nguồn lực ngày càng lớn. Hy vọng rằng, với bài viết trên đây sẽ giúp bạn đọc biết thêm cách quản lý nhân sự hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Thiết lập quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO.