Tổng hợp các ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý chấm công

Chấm công là công việc cần thiết giúp cho chủ doanh nghiệp hay những bộ phận hành chính nhân lực, kế toán có thể giữ được thời gian ngày, giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Cũng vì thế mà bây giờ trên thị trường có rất nhiều nhất loại thiết bị quản trị chấm công thông dụng. Cũng như nhiều loại phần mềm chấm công với các tính năng giúp đỡ quản lý hiệu quả.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về ưu và nhược điểm của các phần mềm quản lý chấm công để tìm ra giải pháp cho tổ chức mình.

1. Khái niệm

Phần mềm quản trị chấm công là phần mềm có thể kết nối được trực tiếp với các thiết bị chấm công như máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, chấm công thẻ từ,… để quản trị dữ liệu chấm công một cách dễ dàng, thuận tiện hơn, miễn sao những thiết bị đều được kết nối với Internet.

Bên cạnh việc tập hợp dữ liệu nhanh chóng, thì thông qua phần mềm chấm công, tổ chức còn quản trị được cụ thể hoạt động chấm công nhân viên, lưu giữ những thông tin chấm công liên quan (mã nhân viên, bộ phận làm việc…) để kiểm tra, thông báo trực tiếp đến từng người lao động, hay liên kết tới các phần mềm tính lương khác…

2. Phân tích các ưu và nhược điểm của phần mềm quản trị chấm công

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian khi quản lý chấm công nhiều nhân viên một lúc: Với những doanh nghiệp ở quy mô lớn, có đông người lao động thì việc quản lý chấm công theo cách thủ công truyền thống sẽ khiến người lao động bị mất thời gian vào việc chờ đợi. Từ đó, dẫn đến việc chấm công bị chậm trễ, tác động đến thời gian làm việc chính. Với phần mềm chấm công, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian chờ đợi, tự động cập nhật tình hình chấm công của mình thông qua internet, Suy ra đảm bảo lượng thời gian đáng kể cho công việc.
• Tự động cập nhật thông tin chấm công chính xác, hiệu quả: Nhờ hiệu quả kết nối với các thiết bị chấm công khác, phần mềm theo sát chấm công có thể cập nhật thông tin tự động; cam kết dữ liệu chấm công là chính xác vì tính tự động hoá, không có sự tham dự của con người.
• Tự động liệt kê và tính lương: Phần mềm này sẽ thống kê và tập hợp tất cả những dữ liệu liên quan tới chấm công của nhân viên, Suy ra liệt kê đề xuất cho quy chế tính lương, thưởng theo định mức đã được mặc định sẵn lúc đầu.
• Xuất báo cáo chính xác theo dữ liệu và hình ảnh: Một trong các nhược điểm của đa số thiết bị chấm công là dữ liệu hình ảnh không lưu giữ chính xác được trong thời gian dài. Với cải tiến trên phần mềm quản trị chấm công, số liệu xuất ra cam kết nắm được nguyên bản, người quản lý không nên ngồi đau đầu hàng giờ với các con số.
• Cập nhật tình trạng chấm công cho người lao động và quản lý: Nếu người lao động nào đi muộn quá nhiều lần hoặc về sớm, phần mềm sẽ phát hiện và tự động thông báo cho nhân viên và quản trị để cải thiện tình hình này.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương hiệu quả.

Nhược điểm:

• Chi phí và thời gian vận hành có thể cao: Tuy có nhiều nhất ưu điểm, nhưng phần mềm chấm công hiện đại nên một chi phí khá lớn ban đầu để triển khai. Cùng với đó là thời gian lắp đặt, chạy thử,… cho nên, đối với các tổ chức nhỏ, quy mô nhân viên còn ít nếu việc theo dõi thủ công vẫn đảm bảo hiệu quả, thì chưa nhu yếu phải vận hành phần mềm quản trị chấm công này.
• Thời gian thích ứng với cách chấm công hiện đại: nhiều nhân viên khi đã quá quen thuộc với cách chấm công truyền thống, khi chuyển sang một phương thức mới họ buộc phải một khoảng thời gian để thích ứng.
• Yêu cầu kết nối Internet: Phần mềm theo dõi chấm công có thể sử dụng trên website hoặc trên điện thoại di động đều được, nhưng cần các thiết bị đều phải có kết nối được với Internet.

3. Đánh giá chung

Tóm lại, phần mềm hay bất kỳ thiết bị nào cũng tồn tại các ưu và nhược điểm nhất định. Tuy nhiên, phần mềm quản trị chấm công vẫn được xem như một bước mở rộng mới trong việc giữ bắt tình hình chấm công cho mỗi tổ chức. Do vậy, từ các phân tích trên phần nào giúp người quản lý có thể lựa chọn cho đơn vị mình một phương pháp quản lý đúng đắn, một thiết bị thông minh, tạo tiền đề để phát triển hoàn thành.

>>> Xem thêm: Kiến thức cần thiết về mức lương hưởng bảo hiểm thất nghiệp.