Một số quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong mô hình doanh nghiệp

Công tác quản lý nguồn lực giữ vai trò vô cùng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, mà bộ phận quản lý nhân lực luôn buộc phải để ý đến khâu quản lý và thu thập hồ sơ của nhân lực hay những quy định về lưu trữ hồ sơ nguồn lực.

1. Một số quy định và điều lệ chung về việc lưu trữ hồ sơ nguồn lực

Để hồ sơ nguồn lực trong doanh nghiệp được sắp xếp có quy trình và khoa học thì ngay tại bước đầu lưu trữ hồ sơ bắt buộc bắt buộc thực thi đúng, tuân theo các luật lệ nhất định. Hiện nay, có 02 cách để lưu hồ sơ nhân lực kỹ thuật, phổ biến nhất là lưu giữ thủ công những bản cứng tại văn phòng (hoặc kho lưu hồ sơ) và lưu hồ sơ bản mềm trong máy tính (số hóa tài liệu).

Về luật lệ thời gian lưu giữ hồ sơ nhân lực, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tạo thành trong quá trình hợp động của các cơ quan. Theo cách lưu trữ thủ công (bản cứng) đã được điều lệ tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Theo đó:

– Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của những cán bộ, công chức viên chức.

– Thời gian lưu giữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, những bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).

Đối với luật lệ về lưu trữ hồ sơ nguồn lực, quản lý tài liệu lưu giữ điện tử thì:

– Khoản 3, Điều 13 Luật lưu giữ điều lệ, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không ý nghĩa thay thế đối với tài liệu được số hóa.

– Tài liệu lưu giữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng những tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cùng với đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu giữ ý nghĩa bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá. (theo Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định)

Như vậy, đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử, quản trị file trên phần mềm từ bản hồ sơ giấy, thì các tổ chức vẫn cần lưu trữ hồ sơ giấy này và không được phép hủy khi chưa hết thời hạn bảo quản. Bởi, việc lưu trữ hồ sơ người lao động bản gốc là cực kỳ thiết yếu đối với những tổ chức dù lớn hay nhỏ.

Và với bất kể hình thức nào, thì việc quản trị hồ sơ để thuận tiện, dễ dàng, những doanh nghiệp cũng buộc phải tìm hiểu những phương pháp lưu hồ sơ nguồn lực mang tính chất công nghệ và an toàn.

>>> Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất.

2. Hướng dẫn cách lưu giữ hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

– Phân loại hồ sơ nhân lực trước khi lưu trữ:

Để giúp cho việc lưu giữ hồ sơ trở bắt buộc dễ dàng hơn, bạn có thể phân loại theo tiêu đề như: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,… Từ các thế hệ này, bạn có thể phân loại thành những nhánh nhỏ hơn như: chức vụ, phòng ban, giới tính, số năm làm việc…

Bên cạnh đó, một phương phương pháp khác để phân loại là theo thời gian làm việc: Phân loại theo Quý – áp dụng đó nếu tổ chức lớn, có nhiều nhân viên; Phân loại theo Năm – với doanh nghiệp không có quá nhiều biến động về nguồn lực. Trong mỗi nhóm đó, bạn lại có thể tiếp tục phân thêm nhiều nhóm khác để thuận tiện cho việc tìm kiếm hồ sơ được đơn giản và nhanh chóng.

Cách phân loại hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, theo vùng miền, địa lý… cũng được áp dụng trong một số công ty đa quốc gia. Tùy theo tính chất, số lượng nhân sự mà bạn có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ thích hợp.

– Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Nơi lưu trữ hồ sơ hoàn thành luật lệ về lưu giữ hồ sơ nhân lực nên bảo đảm giấy tờ bản cứng nắm được nguyên vẹn trong nhiều năm. Những yêu cầu của một Kho lưu giữ hồ sơ nhân lực tốt, hoàn thiện nguyên tắc chất lượng là: khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc; tránh côn trùng và mối mọt; diện tích lưu giữ đủ rộng.

– lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Sau đã phân loại và chọn được nơi lưu giữ hồ sơ phù hợp, bạn tiến hành lưu, thiết lập theo từng mục. Cho hồ sơ cá nhân từng người lao động vào riêng các bìa lưu trữ, có ghi tên và thiết lập theo thứ tự dễ quản trị nhất. Để ý, trước khi lưu trữ hồ sơ gốc (bản cứng), bạn phải nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để thuận tiện truy xuất thông tin mỗi khi buộc phải dùng.

– Kiểm tra hồ sơ được lưu trữ và cập nhật thường xuyên:

Thông tin về lao động có thể thay thế, biến động liên tục, công việc này giúp bạn phát hiện được lỗi sai hay sự cố thất lạc hồ sơ nhân lực, để tự điều chỉnh và sửa chữa trong quy trình lưu giữ. Bạn bắt buộc có kế hoạch rõ ràng cho công việc kiểm tra hồ sơ định kỳ để cam kết chất lượng lưu trữ và hồ sơ còn nguyên vẹn.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Tổng hợp các ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý chấm công.

2. Chi tiết cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.