Tổng hợp 4 bước đơn giản để xây dựng hệ thống KPIs đánh giá công việc
KPI là một công cụ hiện đại để hỗ trợ các nhà quản trị tạo ra chiến lược lãnh đạo nhằm thành công các chỉ tiêu và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực. Vậy các bước để xây dựng và thiết lập KPI đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệp ra sao. Dưới đây là bài viết sẽ hướng dẫn cụ thể đến bạn.
1. Định nghĩa KPI là gì?
KPI (viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện thông qua số liệu, mục tiêu định lượng, tỉ lệ, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của những tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Trong doanh nghiệp, KPI giúp cho các nhà quản lý tạo ra chiến thuật, kế hoạch lãnh đạo thành các mục tiêu quản trị và chương trình hành động chi tiết nhất đối với từng bộ phận, từng ngành nghề như: về nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, hiệu suất lao động của nguồn nhân sự, an toàn lao động, lương, hoạt động cải tiến, năng suất công việc,…); về tài chính; về quảng cáo; về chất lượng sản xuất… Đây chính là mục tiêu công việc mà công ty, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để hoàn thiện nguyên tắc chung.
Kết luận: KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của các phòng ban cũng như từng nhân viên, và đưa ra những khuyến khích thích hợp.
2. Mục đích sử dụng KPI
Bởi các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường chi tiết, vì thế mục đích khi sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là để cam kết rằng NLĐ sẽ thực thi đúng sứ mệnh theo chức danh của mình được nêu trong bảng mô phỏng công việc; Đóng góp cho việc đánh giá thực hiện công việc trở bắt buộc minh bạch, rõ ràng và hiệu quả hơn.
3. Cách thiết lập và tạo ra KPI đánh giá hiệu quả công việc trong doanh nghiệp
Bước 1: xác định bộ phận/người thiết lập KPI
Để khẳng định đối tượng nào sẽ là người thực hiện xây dựng KPI, có 2 phương pháp chính như sau:
Thứ nhất, Trưởng những bộ phận, phòng ban chức năng trực tiếp thiết lập hệ thống KPI cho những vị trí trong bộ phận, phòng ban mình quản lý. Vì họ là người biết rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.
Bộ phận, phòng ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc kiến tạo nên KPI cho các cấp dưới. Ở phương pháp này, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò giúp đỡ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
- Ưu điểm: những chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và mang chứng minh được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm: nếu phòng ban tự đặt chỉ tiêu thì có thể xảy ra tình trạng thiếu khách quan, đặt chỉ tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu dùng phương pháp này thì bắt buộc có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.
Thứ hai, bộ phận nhân sự, đội ngũ quản trị cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho từng phòng ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, kỹ thuật. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể chưa sát với thực tế công việc, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng ban. Muốn khắc phục điều này, hệ thống KPI sau khi được kiến tạo nên phải có sự thẩm định, đánh giá lại từ phía bộ phận chức năng.
Bước 2: khẳng định các chỉ số KPI
Thành phần quan trọng nhất khi thiết lập những chỉ số KPI đánh giá hiệu quả công việc là nên đảm bảo chúng được gắn bó khắt khe với các chỉ tiêu chi tiết của phòng ban, doanh nghiệp.
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần chỉ tiêu của phòng ban, bước tiếp theo là ứng dụng các nguyễn tắc SMART để đánh giá từng chỉ số thực thi công việc:
S – Specific: mục tiêu cụ thể
M – Measurable: mục tiêu đo lường được
A – Sttainable: chỉ tiêu có thể đạt được
R – Relevant: chỉ tiêu thực tế
T – Timebound: mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPI thiết lập không đạt được quy định SMART sẽ tác động xấu đến việc đánh giá, bên cạnh đó còn gây tổn thất tiêu cực cho hệ thống quản trị công ty nói chung. Cụ thể:
- Nếu không phù hợp quy tắc (Specific) thì người lao động không biết mình bắt buộc làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như hy vọng.
- Những chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực thi công việc sẽ không có có giá trị.
- Những chỉ số KPI nếu không thể đạt được (Achievable) hay (Realistic) thì mục tiêu kiến tạo nên quá xa vời, người lao động không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Vấn đề này ảnh hưởng đến tâm lý, gây chán nản, mệt mỏi và thiếu động lực làm việc.
- Những chỉ số KPI không có (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này nên hoàn thành khi nào; Gây ra tình hình khó chi phối chính việc họ đang làm.
Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số năng suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình thương mại, hoạt động cụ thể của người lao động và KPI chung của phòng ban. Ví dụ, KPI có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần phải có để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên… Ngay cả các vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của công ty, cũng phải có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của tổ chức.
>>> Xem thêm: Chiến lược xây dựng nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi đã khẳng định được KPI cho từng bộ phận và vị trí công việc, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều nhất đến chỉ tiêu chung.
- Nhóm B: tốn ít thời gian để thực thi, ảnh hưởng nhiều đến chỉ tiêu chung hoặc/và tốn nhiều nhất thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến chỉ tiêu chung.
- Nhóm C: tốn ít thời gian, tác động ít.
Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.
Để đánh giá mức độ hoàn thành của một người lao động A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C. Trong đó KPI C có 2 KPI con, thì ta có thể sử dụng bảng công thức như dưới đây:
Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương, thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người thiết lập hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được điều lệ từ trước bởi những cấp lãnh đạo trong tổ chức, của quản trị cấp cao nhất trong phòng ban, người thiết lập hệ thống KPI hoặc do chính các người lao động tự thống nhất với nhau.
Thường thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá phải được khách quan và toàn diện bằng cách phối hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
Nhận xét
Đăng nhận xét